viernes, 19 de abril de 2013

LA COMUNICACIÓN INTERNA VÍA “COMUNIDADES” FOMENTA LA PARTICIPACION, LA INICIATIVA Y ROMPE EL SISTEMA JERÁRQUICO DE LAS EMPRESAS

Uno de los temas que más me atrapa últimamente es el del nuevo estilo de comunicación en nuestras empresas de la mano de las redes sociales colaborativas internas.

Leyendo e investigando, y a la vez coordinando algún proyecto sobre el tema, algunos estudios recientes me confirman que las empresas tienen un gran interés por las redes sociales como herramienta de marketing y comunicación con sus clientes. Pero ¿qué ocurre cuando hablamos de utilizar esos medios sociales dentro de las empresas?
Comparando, resumiendo, y analizando los resultados me muestran que el uso de las redes sociales corporativas en las empresas es aún incipiente. La mayoría no entiende los beneficios que puede obtener de ellas y/o recela de su encaje en la cultura corporativa o de una posible pérdida de productividad o de control.
Aún así, algunas empresas han tomado ya la iniciativa y los beneficios conseguidos son ya una realidad: trabajo colaborativo, por sectores/comunidades, por intereses comunes, con información abierta, participativa, con soluciones inmediatas, intercambio de experiencias, optimización de tiempo, recursos, mejora en la productividad, etc.
Podemos aprovechar estas primeras experiencias y sacar unas cuantas conclusiones más que nos ayuden a entender lo que aun cuesta ver como una gran alternativa en algunos Comités de Dirección. Evidentemente aquéllas empresas que comiencen antes tendrán una ventaja competitiva notable, porque las empresas de éxito del futuro serán aquéllas que potencien la innovación, la colaboración, la comunicación y la transparencia en todas las áreas y facetas de su negocio. Y las redes sociales corporativas son una herramienta muy interesante para fomentar todo esto. Pero recordemos, son solo eso, una herramienta. El trabajo de fondo es la clave.

Y la clave numero uno para el éxito de este tipo de proyectos es insistir sobre la importancia de las personas y las relaciones por sobre la tecnología. Es por ello que desde áreas como las de Recursos Humanos jugamos un rol estratégico importante, debemos aprovechar esta oportunidad/necesidad e impulsar cuanto antes un proyecto de estas dimensiones:
1- Realizar un análisis y diagnostico de nuestra realidad comunicacional interna, sentándonos y preguntando a los verdaderos actores y protagonistas de nuestro negocio desde la base hasta la cúpula.
2- Ponernos en contacto con Empresas que ya lo estén realizando, conocer uno a uno los proveedores y alternativas que el mercado internacional nos ofrece y que mejor encajan a nuestras necesidades, no para subirnos simplemente al “tren de lo que se lleva”, sino para que podamos sacar el mayor de los provechos a nuestra inteligencia colectiva.
3- Con los resultados en la mano transmitir, convencer y animar de la importancia de un trabajo colaborativo más productivo y con estos elementos a nuestros Directivos.
4- Prueba piloto con un grupo de trabajo integrando a representantes de todos los sectores involucrados, etc.
No descubro nada al decir que las empresas ya son conscientes de que estar presentes en las redes sociales es una necesidad para estar más cerca de sus clientes (Facebook, Twitter o Google+) pero el temor al uso interno aun existe.

Hay muchos managers que aún no ven con buenos ojos esta comunicación horizontal en la que la información se comparte con todos. Si creemos en un management participativo esta será una pieza más que nos encajará perfectamente en nuestros objetivos.

Entre los informes que vamos descubriendo para aprender sobre este tema, el de McKinsey Global Institute señala que las empresas creen que el uso de un software social puede permitir el intercambio de información y potenciar la colaboración hasta aumentar la productividad del personal un 20-25%. Además, el intercambio de información es directo y por escrito, lo que permite tratar ciertos temas que los empleados no se atreven a contar cara a cara y establecer soluciones para evitar posibles conflictos internos.

Otro punto de vista práctico-domestico diario, y no menos importante, es que evitaremos tener esos “100 correos diarios” imposibles de contestar que seguramente si logramos analizarlos veremos que en muchos de ellos estamos en copia solo por mera información o “fuerza política” del proyecto o mensaje. Pero insisto, si no cambiamos los hábitos y la cultura interna seguirán existiendo otros “99 correos” al día siguiente.

También a la hora de abordar esta iniciativa debemos tener claro que las redes sociales internas aún están poco maduras y en muchos casos fracasan a los seis meses. Si no se las dota de un propósito claro, se acaban convirtiendo en "máquinas de café virtuales" dedicadas a comentar actividades no relacionadas con el negocio en lugar de compartir conocimientos, buenas prácticas, etc.
Para las empresas que no tengan entre sus bases de trabajo el sistema colaborativo como parte de su día a día, donde el empleado es capaz de aportar realmente su granito de arena en la toma de decisiones o meramente en la opinión o aportación a proyectos, soluciones, etc., pasar de un modo vertical a uno participativo es un cambio profundo en el comportamiento que lleva por lo menos dos o tres años, como todo buen cambio de hábitos o cambio cultural. Y de eso debemos ser muy conscientes antes de aplicarlo y compartirlo con la Directiva de la empresa.

El management participativo tiene una nueva oportunidad de la mano de las nuevas tecnologías, dependerá como siempre de nosotros el aplicar y explicar el qué, por qué, cómo, cuándo y dónde.